A Convenção de Condomínio é um documento que reúne as principais regras de convivência e administração do condomínio, além de determinar como ele será gerenciado pelo síndico. Continue lendo para baixar um modelo de convenção de condomínio grátis!
Como você já deve saber, a Convenção de Condomínio é um documento muito importante para a gestão condominial, que, além de ser uma obrigação legal de acordo com o Código Civil, também ajuda a preservar o bem-estar da comunidade.
Antes de sair escrevendo a sua convenção, lembre-se que o documento não pode ter pontos que vão contra a legislação vigente.
Em ambos os casos, se ocorrer, então o que foi determinado na convenção acabará invalidado.
Pensando em ajudar você a construir a Convenção do Condomínio da maneira correta, nós criamos um modelo simples e eficiente que você poderá baixar gratuitamente e utilizar nos seus condomínios.
Para baixar o modelo de convenção de condomínio, é só se inscrever no formulário abaixo e enviaremos o material direto para o seu e-mail:
MATERIAL GRATUITO: Modelo de Convenção de Condomínio
Neste conteúdo você vai:
definir as funções e deveres do síndico;
determinar o modelo de administração do condomínio;
estipular quais serão as sanções condominiais, em caso de desobediência Às regras do regimento interno;
definir detalhes sobre cobranças judiciais e cobrança de inadimplentes;
determinar como será o pagamento pelos condôminos para cobrir as despesas de manutenção e demais contas do condomínio;
determinar quais são as obrigações da diretoria e conselho do condomínio;
informar sobre como deve ser feita a realização de obras estruturais, de manutenção ou qualquer contratação de serviço para melhorias de infraestrutura;
definir o modo de uso dos itens coletivos e serviços comuns aos condôminos;
e, por fim, detalhar os tipos de reuniões de assembleia, bem como as regras para convocações e procurações.
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O balancete de condomínio é um documento contábil, no qual consta um resumo de todas as despesas, receitas, saldo inicial e final do condomínio, referente a um período, que pode ser semanal, quinzenal ou diário. Continue lendo para saber mais!
O balancete é um demonstrativo não obrigatório, porém de extrema importância, já que tem a função de garantir a transparência da gestão financeira do condomínio, monitorar todos os dados e certificar que os valores gastos correspondem às demandas do condomínio.
Com este documento, o síndico pode acompanhar de perto a saúde financeira do condomínio e garantir que a previsão orçamentária e o planejamento financeiro serão realizados conforme o planejado.
Portanto, é fundamental não esquecer do balancete e sempre deixar claro aos condôminos que as práticas condominiais acontecem com honestidade, transparência e seriedade, inclusive os convidando a estarem atentos às finanças do condomínio.
Neste artigo você vai entender como fazer um balancete, quem é o responsável pela sua produção e assinatura e mais. Veja a seguir.
Como fazer um balancete de condomínio?
Fazer um balancete de condomínio mensalmente não é nenhum bicho de 7 cabeças, principalmente se você é um síndico organizado.
Afinal de contas, um bom balancete é aquele que é simples, fácil de ler e de compreender todas as informações. E isso só pode ser feito quando:
os comprovantes, notas fiscais e extratos bancários estão em locais de rápido acesso;
e quando todas as outras informações importantes do condomínio são acessíveis.
Agora que você entende que a organização é o primeiro passo para fazer o balancete do condomínio, veja como ele é feito nestas duas situações:
Como o balancete era feito nas administradoras tradicionais
O síndico faz a gestão financeira condominial durante todo o mês;
Caso o condomínio possua um contador, ao final de cada mês, o síndico envia os comprovantes de pagamento, notas fiscais, contratos, boletos e outros documentos financeiros para a administradora;
Caso não tenha contador, o síndico envia por e-mail ou por malote (via motoboy) as notas para pagamento, a administradora executa estes pagamentos e monta a pasta contábil para o condomínio (ou “balancete”) com os documentos que possui. Algumas administradoras não incluem comprovante de pagamento, outras sim;
Se o síndico enviar os documentos para a administradora realizar os pagamentos, então, com a documentação em mãos, ela vai lançar todas as despesas no sistema, agendar as datas de pagamento, gerar os relatórios e devolver ao condomínio em forma de um livro. Este é o balancete;
O síndico e o conselho fiscal recebem esse livro e podem conferir toda a movimentação financeira do condomínio durante o mês, contendo os extratos bancários, inadimplência, acordos e mais;
Por fim, esse documento também deverá ser levado à reunião de assembleia geral ordinária, que acontece anualmente, para a prestação de contas e, mensalmente, fica disponível para análise pelo conselho ou, quando não há conselho, para a comunidade consultar.
Já existe uma opção mais segura e eficiente para o seu condomínio: o TownSq Administração Digital
Além de ter acesso ao saldo do condomínio atualizado, toda a comunidade tem fácil acesso ao balancete;
Basta selecionar o relatório, digitar o e-mail para o qual você deseja enviar o PDF e escolher o período dos dados (por exemplo: balancete de janeiro);
Em seguida, acesse o e-mail e confira o documento com o compilado dos saldos, extratos de todas as contas, despesas, comprovantes e datas de pagamento;
Como está disponível para todos, você não precisa se preocupar em enviar ao Conselho, aos moradores ou deixar impresso. Todos podem acessar livremente direto no sistema, a qualquer momento. Tudo 100% online.
Além disso, você não precisa esperar para ter acesso aos dados, o que, consequentemente, gera decisões mais rápidas, otimização do seu tempo e maior eficiência.
Como deve ser o balancete do condomínio?
O balancete do condomínio faz parte da pasta de prestação de contas e deve apresentar:
todas as despesas do mês;
todas as receitas do mês;
o saldo mensal;
o saldo atual do condomínio;
o extrato completo de todas as contas do condomínio, incluindo contas de fundo de reserva, notas e seus comprovantes de pagamento.
Quando pronto, o balancete será analisado pelo conselho e, eventualmente, pelos condôminos que assim desejarem.
Para facilitar, você deve deixar o balancete disponível de maneira digital, por meio do aplicativo do condomínio, para que os moradores tenham acesso.
Caso ainda não tenha uma tecnologia desse tipo, existem outras opções:
imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto aos condôminos;
disponibilizá-lo para consulta no site da administradora;
fixar uma cópia do extrato no quadro de avisos;
ou apenas deixar em aberto, para que os condôminos solicitem, caso desejem conferir o documento.
O balancete de condomínio tem que ser assinado por quem?
De forma geral, todo documento contábil deve ser assinado por um contador. Isso é o que diz a Resolução CFC nº 803/96.
Art. 2º. São deveres do Profissional da Contabilidade:
III: zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a seu cargo;
V: inteirar-se de todas as circunstâncias, antes de emitir opinião sobre qualquer caso;
Art. 3º. No desempenho de suas funções, é vedado ao Profissional da Contabilidade:
IV: assinar documentos ou peças contábeis elaborados por outrem, alheio à sua orientação, supervisão e fiscalização;
No entanto, como não existe uma obrigatoriedade em ter um contador para realizar a prestação de contas do condomínio, é realizado um demonstrativo de receitas e despesas e assinado por quem o fez ou pelo síndico.
Quem é o responsável por produzir o balancete de condomínio?
Como o Código Civil ordena, a obrigação da prestação de contas é do síndico, sendo que o balancete de condomínio é uma das formas de realizá-la.
No entanto, não existe nenhuma legislação que impeça que o síndico possa terceirizar a responsabilidade de fazer o balancete para uma administradora ou outro profissional, por exemplo.
Nestas situações, o síndico será responsável por fiscalizar o trabalho que está sendo prestado, garantindo que ele acontecerá da maneira adequada, que os documentos serão entregues mensalmente e que, por fim, tudo isso seja apresentado corretamente aos condôminos.
Como fazer a apresentação do balancete de condomínio
Para garantir que os condôminos tenham conhecimento do balancete mensal do condomínio, existe algumas ações que podem ser adotadas pelo síndico, como:
apresentar o documento em uma reunião de assembleia;
enviar o balancete por e-mail;
imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto da cota mensal;
colar uma cópia do documento no quadro de avisos;
disponibilizar o balancete no aplicativo de gestão do condomínio e/ou site da administradora, caso ela tenha um.
Além deste documento, outros comprovantes, notas fiscais e extratos bancários também precisam estar devidamente organizados e arquivados, caso algum condômino ou o conselho deseje acessá-los.
Chegamos ao fim! Espero que este artigo tenha ajudado você a entender a importância do balancete de condomínio e como fazê-lo.
O planejamento financeiro para condomínios é uma etapa importante da gestão financeira condominial e funciona como um guia para ajudar o síndico a manter o patrimônio dos condomínios sempre valorizado, planejar a realização de novos projetos, realizar investimentos e visar o bem-estar dos moradores. Veja agora como construir um planejamento eficiente!
Se você assumiu um novo condomínio recentemente e deseja elaborar um plano financeiro orçamentário que o ajude a ter uma perspectiva melhor das finanças para o ano todo, então você está no caminho certo.
Elaborar um planejamento financeiro para o seu condomínio garante que você não realize a gestão no escuro e tome decisões com base em achismos.
Afinal de contas, você conhecerá profundamente todas as despesas da comunidade, o dinheiro disponível e conseguirá traçar estratégias com muito mais profissionalismo.
Portanto, neste artigo, você terá acesso a 7 etapas para dar início ao seu planejamento financeiro e apresentá-lo para a assembleia. Continue lendo!
Quais as etapas do planejamento financeiro?
Agora, vamos desvendar a estrutura de um planejamento financeiro. Sugerimos aqui as etapas ideais para a criação de um plano mais amplo e completo, mas você pode (e deve) adaptá-las de acordo com a sua necessidade.
1. Análise da situação atual
A construção do planejamento começa olhando para dentro. Procure fazer uma análise da situação financeira atual do condomínio, olhando os seguintes pontos:
Quais são as despesas necessárias para o bom funcionamento do condomínio e como elas estão sendo alocadas;
Quais são os principais pontos críticos ou à melhorar;
Quais são as receitas à disposição (o dinheiro que está em caixa) e se são suficientes para suportar as despesas;
Qual o nível de inadimplência atual;
Verificar se o fundo de reserva está constituído e se é utilizado para os fins adequados;
Conferir as negativas do condomínio e verificar se há dívidas em aberto;
E, por fim, conferir o planejamento financeiro realizado nos anos anteriores, caso tenha.
A análise sobre a situação do condomínio proporciona uma visão mais clara sobre a saúde financeira da organização e garante um planejamento financeiro mais adequado à realidade da comunidade, além de alinhá-lo às decisões que o síndico irá tomar.
2. Liste todas as despesas ordinárias e extraordinárias
Na segunda etapa, é hora de fazer uma lista com todas as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio. Relembre:
Despesas ordinárias são os gastos fixos, necessários e indispensáveis para o condomínio, como:
salário dos funcionários;
contas recorrentes, como água, luz, gás;
gastos com materiais de limpeza;
gastos com manutenção dos elevadores, da piscina, da caixa d’água, entre outros.
Já as despesas extraordinárias são os gastos que não acontecem com frequência ou que surgem somente em casos de emergências e imprevistos, como:
gastos com conserto de vazamentos e desentupimentos;
troca de equipamentos;
manutenções que não foram previstas.
Construir a relação das despesas do condomínio é uma etapa extremamente importante para que o síndico tenha clareza sobre os gastos, maior organização do dinheiro e dados reais para o momento da elaboração do orçamento do condomínio.
3. Crie ou revise o fundo de reserva do condomínio
Em resumo, o fundo de reserva se trata de um estoque de dinheiro criado para garantir que o condomínio consiga arcar com despesas extraordinárias, ou seja, aquelas emergenciais ou imprevistas.
Durante a elaboração do planejamento financeiro, é importante que o síndico considere a criação ou a revisão do fundo de reserva, pois ele atende demandas específicas no âmbito condominial, como:
bancar despesas emergenciais, indispensáveis ou que não foram abordadas pela previsão orçamentária;
dar suporte financeiro para futuros investimentos, como obras e manutenções;
realizar pagamentos de despesas de última hora;
entre outros.
4. Considere a previsão da inadimplência
A inadimplência é um problema que prejudica bastante o fluxo de caixa, pois diminui os recursos financeiros e, consequentemente, pode deixar a saúde financeira do condomínio no vermelho.
Lembre-se:
A taxa de condomínio é a principal fonte de renda e, portanto, é importante que o síndico calcule uma estimativa do percentual de arrecadação que não entrará no caixa.
Em outras palavras, considerar que uma porcentagem das pessoas pode não realizar o pagamento da taxa de condomínio.
Com estes dados em mente, o síndico poderá tomar melhores decisões para cobrir esse saldo negativo ou pensar em estratégias para redução de custos no condomínio.
5. Planeje as manutenções preventivas
Pensar preventivamente também é uma maneira de garantir a boa saúde financeira do condomínio, além de contribuir para a redução de despesas a longo prazo e aumentar a vida útil dos equipamentos, evitando surpresas desagradáveis e gastos imprevistos, além de ser mais barato do que fazer manutenções emergenciais, quando peças e serviços ficam mais caros.
Portanto, considere incluir um planejamento de manutenção preventivas no seu planejamento financeiro e criar uma rotina de manutenção. Veja algumas sugestões:
Confira de quanto em quanto tempo cada equipamento precisará de manutenção. Esta informação pode ser coletada com a incorporadora/construtora;
Faça uma lista de todos os equipamentos que precisam de manutenções periódicas e considere os elementos estruturais;
Crie um cronograma de manutenção de acordo com a periodicidade de manutenções;
Se possível, contrate um engenheiro para implementar um programa de manutenção preventiva.
6. Considere os encargos trabalhistas
Imagine a seguinte situação:
Chegou o final do ano e você precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio, férias, licenças ou realizar a demissão de pessoas e contratar novas.
No entanto, o caixa do condomínio está vazio, pois você não considerou estes pagamentos, que possuem um custo elevado, no orçamento condominial.
Provavelmente, de última hora, você teria que levantar novos recursos financeiros para realizar esses pagamentos, como emissão de taxas condominiais extras, por exemplo.
Além disso, essa situação teria que ser apresentada na reunião de assembleia, ocasionando um constrangimento desnecessário e afetando a sua reputação como síndico.
Ainda bem que este é apenas um exemplo, pois agora, sabendo disso, você pode considerar os encargos trabalhistas no planejamento financeiro do seu condomínio e garantir que eles serão pagos.
7. Apresente a sua previsão orçamentária
Chegamos ao fim do nosso passo a passo e, nesta última etapa, é hora de montar um arquivo organizado e justificar cada tópico do seu planejamento.
É importante que todos os condôminos precisam entender as informações sem dificuldades, portanto distribua as informações de maneira clara, utilizando gráficos e tabelas, por exemplo.
E lembre-se: apresentar a previsão orçamentária é uma obrigação legal, portanto não deixe de realizá-la.
Materiais gratuitos para dar início ao planejamento financeiro do seu condomínio
Agora, nós vamos facilitar ainda mais a sua vida. Selecionamos alguns materiais gratuitos para ajudar você a dar os primeiros passos no planejamento financeiro do seu condomínio. Veja:
Enfim, agora você já tem todas as informações que precisa para criar um planejamento financeiro eficiente. Não esqueça que esse documento é um instrumento importante para o condomínio, mas também para ajudar você a tomar as melhores decisões.
Siga as dicas deste artigo e aproveite o nosso kit gratuito, mas adapte a estrutura e as etapas do processo para a sua realidade.
Velhos conhecidos dos cerca de 68 milhões de pessoas moram em condomínios no Brasil, segundo a Associação Brasileira de Síndicos e Síndicos Profissionais, os problemas de convívio em prédios e outras unidades habitacionais coletivas costumam ser resumidos aos chamados “cinco cês”: cachorro, carro, cano, criança e calote. Por trás de cada um deles, dilemas do dia a dia que são as principais causas de dores de cabeça para administradores e condôminos, como questões relacionadas a regras de uso de espaços comuns, acessibilidade, barulho, infraestrutura e realização de obras. Transtornos que, agora, foram potencializados por um sexto “cê”. Ocorre que, desde 2020, a Covid-19 se impôs como um desafio adicional para a boa convivência entre vizinhos.
Em resposta à maior emergência sanitária dos últimos cem anos, síndicos se viram obrigados a adotar uma postura ainda mais cuidadosa em relação ao bem-estar, saúde e segurança de funcionários e moradores. A pandemia obrigou, por exemplo, a adoção de medidas restritivas a fim de limitar a circulação de condôminos em espaços comuns, interditando ou determinando novas regras de uso de áreas como piscinas, playgrounds, salões de festas e salas de jogos. Decisões que muitas vezes esbarram na resistência daqueles que, em vez de protegidos, se veem prejudicados diante dessas novas e necessárias medidas. E o efeito imediato desse choque são reiteradas discussões e repetidos desentendimentos, tornando o convívio menos harmonioso.
Em 2020, durante um dos momentos mais severos da pandemia no país, quando o sistema de saúde colapsou em boa parte dos Estados, a médica Lilian Mara, 52, precisou lidar com esse tipo de situação, chegando a se indispor com vizinhos que insistiam na abertura da academia que funciona no condomínio em que ela vive.
À época, em entrevista a O TEMPO na qual falou da perda de sua mãe, a ultrassonografista lembrou que, diante das exigências que pipocavam no grupo de WhatsApp de moradores, não viu alternativa a não ser se posicionar enfaticamente sobre o assunto. Contudo, nem mesmo as explicações sobre a singularidade do momento vivido convenceram os vizinhos. Lilian, então, apelou para uma postura ainda mais didática: “Falei que, se houvesse a reabertura, eu, que estava na linha de frente, seria a primeira a usar esses equipamentos”, contou, citando que só assim a discussão foi encerrada e os moradores se convenceram de que ainda não era o momento para a reabertura do local.
Os usos de espaços compartilhados ainda são motivo de desgaste para Ricardo Érico de Almeida, 59. Vindo de Diamantina, ele mora e é um dos três conselheiros condominiais em um prédio inaugurado há cinco anos em Belo Horizonte. “É complicado. São 56 unidades dentro do edifício, então conciliar o gosto de todo mundo não é fácil”, comenta, informando que a gestão do espaço é feita por um síndico profissional. “O foco de atrito são as regras para utilização de espaços, o que pode e o que não pode. Tem gente que não pergunta e vai fazendo. E, quando é feita uma advertência, acha ruim. Então tem esse tipo de conflito”, pontua, assegurando que, fora isso, ainda não presenciou nada de muito grave. “Felizmente, não tenho inimizades no prédio. E espero continuar assim”, brinca.
Trabalho e educação remotos expuseram problemas antes invisíveis
Além dos conflitos gerados por discordâncias sobre regras de uso de espaços comuns, a pandemia contribuiu para que questões que não eram um problema se tornassem fonte de inesgotáveis entreveros. Por exemplo, o barulho de uma obra realizada no horário comercial, o choro de uma criança ou os latidos de um cachorro pouco incomodavam aqueles que passavam o dia fora de casa. Porém, diante de uma maior adesão aos regimes remotos de trabalho e de aprendizagem, esses ruídos passaram a ser notados, gerando um mar de reclamações e disputas.
“Tenho um vizinho que tem mais gatos que filhos, e isso acaba incomodando, assim como os latidos de cães”, reconhece Renato Pedro de Souza, 49. Com o tempo, o belo-horizontino até aprendeu a lidar com esse inconveniente. Há outra questão, porém, que o tira do sério. “O pior mesmo é quando alguém para em frente à vaga de garagem, o que causa um grande transtorno. Estas são as situações que mais geram atritos, mas, mesmo assim, com um pedido de desculpas, fica tudo bem”, reconhece.
Profissionalismo é a solução
Para Ingrid Zenatti, diretora de marketing da empresa TownSq, especializada em soluções tecnológicas para a administração de condomínios, a resposta para boa parte dos impasses vivenciados entre vizinhos e entre moradores e gestores passa por uma comunicação mais assertiva.
“A gente ainda vê soluções arcaicas sendo implementadas. Ocasionalmente vemos histórias de prédios em que os recados são afixados nos elevadores. E alguns desses recados, de forma muito amadora, podem até expor um morador e gerar uma disputa judicial. Sem dúvida, esta não é a melhor maneira de estabelecer um sistema de comunicação eficiente”, avalia.
No extremo oposto, Ingrid lembra que o uso de ferramentas tecnológicas de maneira acrítica pode tornar o convívio ainda mais complicado. Ela lembra ser comum, por exemplo, o uso de aplicativos de conversa, como o WhatsApp, para reunir condôminos. “O problema é que essas ferramentas não foram pensadas para um ambiente complexo como um condomínio. Nessas plataformas, informações importantes para todos podem se perder enquanto assuntos diversos – e que nada têm a ver com os problemas reais daquela comunidade – podem ganhar protagonismo”, diz.
“Para minimizar esses problemas de convivência, acredito ser fundamental pensar a comunicação interna, como as grandes empresas fazem. Basicamente, é importante dar o direcionamento correto diante de uma queixa, e é crucial deixar claro o que é ou não aceitável naquele espaço”, aponta. Se problemas avançam, “acionar um mediador de conflitos pode ser uma estratégia”, sugere, lembrando que, em última instância, cabe ao síndico acionar a polícia ou o Judiciário para conter algum tipo de excesso.
Ingrid sustenta que o uso de tecnologia projetada especificamente para as dinâmicas de um condomínio pode reduzir os tantos problemas de convivência nesses espaços. Citando que o TownSq, que tem sede em Porto Alegre, na região Sul do país, e em Dallas, nos Estados Unidos, atende mais de 14 mil condomínios e cerca de 2 milhões de casas e apartamentos, ela comenta que, em Minas, após a pandemia, o uso de recursos de reserva para utilização de espaços – como horário para frequentar academia ou piscina – aumentou 103%. Já o volume de notificações de entrega de produtos subiu 80% no Estado. “Esse tipo de solução permite uma redução da circulação, o que é desejável no atual momento, e otimiza as dinâmicas sociais, evitando choques e desentendimentos”, aponta.
Dinheiro
Outro fenômeno contribui para acirrar os ânimos. Administrados por mais de 421 mil síndicos, sejam eles profissionais ou não, estima-se que esses condomínios movimentem cerca de R$ 165 bilhões por ano no Brasil. Com a redução de jornada e de salários em diversas atividades profissionais, a renda média mensal dos residentes de condomínios de casas e apartamentos caiu, e, com isso, as taxas condominiais passaram a pesar ainda mais no bolso. Como consequência, houve um aumento da desconfiança de todas as partes. De um lado, os administradores temem os calotes, e, de outro, os moradores passam a exigir maior transparência nos gastos condominiais e se queixar mais recorrentemente de despesas com as quais discordam.
Ingrid Zenatti defende que esse tipo de problema também pode ser solucionado pelo uso de ferramentas tecnológicas que permitam mais transparência em relação a contas e tomadas de decisão. “Ter ambientes virtuais para verificar despesas e para participar das decisões, como por meio de enquetes, tende a ser uma boa alternativa nesse sentido”, avalia.
Fraternidade
“Antes, tínhamos um contato maior com quem morava próximo de nós. Hoje, a vizinhança muda com mais frequência. Com isso, não conhecemos quem mora ao nosso lado”, avalia Caroline Santos de Souza, 28, freira da Congregação das Irmãs Operárias da Santa Casa de Nazaré.
Na avaliação dela, além da tecnologia e do profissionalismo, praticar a fraternidade é essencial para um bom convívio social. “Acho que o caminho para uma boa convivência é sempre o caminho do diálogo. O papa Francisco nos lembra que a sociedade, para crescer, precisa construir menos muros e mais pontes. O diálogo e a fraternidade são algumas dessas pontes. Precisamos lembrar que não vivemos sozinhos, precisamos nos reconhecer como irmãos. Este é o caminho”, aconselha.
Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a uma lista de documentos do condomínio que devem ser guardados por um período específico, organizados e categorizados corretamente, evitando extravios ou subtrações. Veja mais a seguir!
Muitos documentos, ainda que pareçam irrelevantes, devem ser guardados corretamente, caso contrário, você (ou o futuro síndico do condomínio) poderá precisar de uma informação que está impossível de ser acessada, devido à bagunça de papéis e pastas.
Em outros casos, poderá ocorrer uma ação judicial que, na maioria das vezes, somente aceita provas documentais em papel e você, novamente, ficará sem saber onde encontrar tais papéis.
E se você ainda não se convenceu, especialistas afirmam que, em uma situação onde, por exemplo, há um processo trabalhista e o síndico perde a ação por não ter os documentos necessários devidamente armazenados, ele poderá ser responsabilizado pelo prejuízo da indenização paga.
Continue lendo e veja mais sobre como e por quanto tempo guardar os documentos do condomínio.
Como guardar os documentos do condomínio corretamente?
Separe os documentos por categorias
Como você já sabe, uma gestão condominial precisa de uma quantidade bastante diversa de documentos para funcionar bem, o que pode ser um problema se você não souber organizá-los corretamente.
Neste caso, para facilitar o acesso, conservação e gerenciamento dos documentos, você pode adotar uma classificação por categorias.
Veja alguns exemplos possíveis:
documentos do mês;
documentos financeiros;
documentos relacionados aos moradores (identificação, dados importantes);
relacionados à constituição do condomínios (plantas, regulamento interno, convenção);
obrigações do condomínio (seguros, contratos);
atas de reunião de assembleia;
boletos, orçamentos e/ou comprovantes;
entre outros.
Armazene os documentos em um local seguro
Perder documentos importantes é um pesadelo que nenhum síndico deseja passar, certo?
Logo, é muito importante armazenar os documentos em um local seguro, seja na administradora ou em uma sala restrita no próprio condomínio.
Entre as principais recomendações para guardar os documentos do jeito certo, nós destacamos:
escolha uma sala arejada, evitando a proliferação de fungos e bactérias e protegida da chuva, umidade e mofo;
evite dividir a sala de documentos com outras salas, como a garagem, sala de máquinas ou onde guardam-se os produtos de limpeza, por exemplo;
guarde os documentos em pastas facilmente identificáveis;
mantenha sempre a sala trancada, a fim de evitar vandalismo, extravio ou subtração de documentos;
disponibilize a chave da sala somente para funcionários específicos, como o zelador, por exemplo;
informe aos condôminos que a consulta aos documentos é livre, mas que deve ser realizada de maneira organizada e respeitosa, evitando levar papéis para casa.
Tenha a Certificação Digital
Um outro detalhe que, geralmente, passa despercebido por alguns síndicos é a certificação digital do condomínio.
A certificação digital se trata de um documento eletrônico que serve como identidade virtual da pessoa física ou jurídica, garantindo a autenticidade, integridade e confiabilidade dos dados fornecidos.
Por meio desta certificação, o síndico pode realizar diversos serviços de maneira totalmente digital, o que contribui para a agilidade nos processos e redução de custos e burocracia.
Desde 2013, esta certificação digital tornou-se obrigatória para os condomínios e deve ser solicitada pelo síndico por meio de Autoridades Certificadoras, a fim de tornar a gestão condominial e a emissão de documentos mais eficaz.
Além disso, é com o certificado digital que se consulta diversos documentos de forma online, não sendo necessário manter a versão física de alguns deles.
Digitalize os documentos
Além de guardar os documentos em um local seguro, ter uma versão deles digitalizada também ajuda a tornar a gestão condominial mais eficaz e garante a segurança de dados e arquivos relacionados à gestão.
Os documentos serão salvos em formato digital, criando-se automaticamente um backup de toda a documentação, e danos e perdas serão diminuídos, além de facilitar a busca por uma informação.
Afinal de contas, para encontrar um dado o síndico não precisará ir até uma sala específica e passar vários minutos procurando em pastas e papéis, deixando esta ação somente em casos que, realmente, seja necessário ter o documento físico.
Por quanto tempo devo guardar os documentos do condomínio?
Veja a seguir quais são os principais documentos do condomínio e por quanto eles devem ser guardados.
Tipo de documento
Tempo de guarda
Cartão de CNPJ
Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB a qualquer momento.
Livro de Inspeção do Trabalho
Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Processos trabalhistas
Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Prontuários de funcionários
Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Dossiê (Convenção / Especificação)
Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Livros de atas de reuniões de assembleia
Permanente
Plantas do condomínio
Permanente
Extratos Bancários
Não precisa guardar
AVCB
Renovar a cada 3 anos
Seguros de Incêndio – Apólice
5 anos após a vigência
Apólices de Seguro de Vida
5 anos após a vigência
DIRF
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Formulário CAGED
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Transporte
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
GR Contribuição Sindical / Assistencial
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Holerite / Recibo de Pagamento
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Folha de ponto
6 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
DARF IRRF
Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
DARF PIS
Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
GPS (Guia da Previdência Social)
10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica
10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Pastas de Prestação de Contas
10 anos
GPS – Seguridade Social
10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Laudo PPRA
20 anos (É atualizado anualmente e, por isso, alguns contadores não veem a necessidade de guardar os laudos antigos)
Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico)
20 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Folha de pagamento
10 anos
GFIP (FGTS – RE / GR)
30 anos
RAIS
5 anos
Orçamentos / Contratos de Obras
Até o final da garantia
Este artigo ajudou você a entender melhor a importância de guardar corretamente os documentos do condomínio? Caso tenha restado alguma dúvida, deixe nos comentários abaixo.
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