Auditoria em condomínios: prevenção contra fraudes
Condomínios lidam com muito dinheiro. Para você ter uma ideia, apenas na cidade de São Paulo é estimado que os condomínios arrecadem em torno de R$ 18 bilhões por ano. Com um fluxo tão intenso de recursos, as chances de ocorrerem erros, fraudes e desvios são grandes. Por causa disso, auditorias em condomínios se tornam um importante aliado da gestão condominial, trazendo transparência às finanças e permitindo que o trabalho do síndico flua corretamente.
Continue lendo para aprender como funciona auditoria em condomínios e descobrir como contratar ajuda especializada.
O que é auditoria em condomínio?
Fazer uma auditoria condominial significa certificar-se de que todas as entradas e saídas de dinheiro estão sendo feitas corretamente, verificando se todas as movimentações financeiras possuem recibos que comprovem a sua origem e destino. Além de conferir se tudo está sendo feito de acordo com o orçamento aprovado pela assembleia.
Existem dois tipos de auditorias para condomínios:
Auditoria investigativa: é aquela que busca comprovar casos de fraudes, desvio de verbas ou superfaturamento dentro do condomínio, obtendo provas para mover ação contra o responsável pela administração, o síndico ou administradora do condomínio.
Auditoria preventiva: serve para averiguar se as contas estão sendo gerenciadas de forma adequada, procurando evitar possíveis inconvenientes futuros. O ideal é que seja feita mensalmente ou a cada três meses.
A auditoria de condomínio deve ser feita por profissionais da área de contabilidade, que precisam ter conhecimento atualizado sobre as leis fiscais e trabalhistas. O serviço pode ser contratado através de empresas especializadas ou profissionais autônomos.
Quais documentos são consultados na auditoria em condomínio?
- Atas de assembleia
- Estatuto, regimento interno e convenção do condomínio
- Pareceres do Conselho Fiscal
- Balancetes e prestações de contas mensais
- Contas mensais (ex: água e energia)
- Contratação de obras e manutenções
- Recibos de compras de materiais
- Relatório de inadimplentes
- Recolhimento de impostos e contribuições sindicais
- Folha de pagamento de funcionários
- Contratos de profissionais – do condomínio ou terceirizados
Quando o condomínio deve contratar uma auditoria?
A auditoria para condomínio deve ser contratada quando há desconfiança em relação ao síndico. Essa suspeita geralmente parte dos moradores e do Conselho Fiscal, cuja tarefa é ficar de olho nas contas do condomínio.
Para evitar que essa insegurança apareça, é recomendado que os condomínios contratem o serviço de auditorias preventivas, realizadas todos os meses ou a cada três meses, para conferir se está tudo certo com a prestação de contas e se há formas de aperfeiçoar a contabilidade. De forma geral, a prática é recomendada para condomínios grandes que movimentam montantes de dinheiro mensalmente e precisam prestar contas para um vasto número de condôminos.
Como contratar uma empresa de auditoria para condomínios?
Ao pesquisar empresas, é importante buscar aquelas que são especializadas em condomínios. Auditoria é um campo vasto e nem sempre um auditor especializado na área empresarial terá conhecimento técnico para atuar com condomínios. Também é essencial conferir se a equipe de profissionais conta com contadores capacitados.
Antes de fechar qualquer negócio, verifique se a prestadora de serviços possui registro junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região.
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Quanto custa uma auditoria em condomínios?
O custo de uma auditoria de condomínio varia de acordo com o tamanho do empreendimento. No caso de auditorias preventivas, as empresas costumam cobrar de acordo com o número de apartamentos no condomínio, com valores em torno de R$ 3 a R$ 6 mensais por unidade.
Auditorias investigativas são mais caras, pois geralmente são feitas com urgência e isso requer uma maior dedicação do auditor em um curto período de tempo.
Importante considerar que o custo de uma auditagem das contas do condomínio pode ser mais barato do que lidar com os problemas causados por uma contabilidade malfeita ou fraudulenta.
Qual o papel do síndico durante a auditoria condominial?
Se o Conselho Fiscal ou os moradores exigirem uma auditoria do condomínio, a principal função do síndico é disponibilizar toda a documentação exigida e colaborar para que o trabalho seja feito da melhor forma. O Conselho também deve se mostrar aberto para oferecer informações, pareceres e documentação necessária para facilitar o trabalho do auditor.
A desconfiança por parte dos condôminos depende muito da relação que há com o síndico e da transparência do trabalho do profissional. Às vezes é possível contornar situações delicadas com uma conversa honesta e informativa em que o síndico pode esclarecer as despesas do condomínio, explicando do que são formadas as contas do edifício e deixar claro como os moradores podem acompanhar o saldo do caixa e os recolhimentos mensais.
No caso de uma auditoria preventiva, cabe ao síndico reconhecer os problemas e implementar as sugestões oferecidas pelos auditores.
Agora, se o condomínio contrata o serviço de uma administradora, é super importante que o síndico fique de olho nos saldos e toda e qualquer movimentação na conta para fiscalizar se não há desvios de verbas ou má utilização do dinheiro condominial. Afinal de contas, o síndico é o principal responsável pelo condomínio e a prestação de contas.
O que fazer em caso de fraude no condomínio?
Se a auditoria constatar a presença de fraudes, cabe ao condomínio unir as provas e recorrer à Justiça. Quando a administração do condomínio é feita pelo síndico, ele poderá ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto no Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a quatro anos de prisão e multa.
Entretanto, se a ocorrência de fraude for responsabilidade da administradora de condomínio, o síndico deve entrar com pedido para reaver os valores pagos. Dependendo da situação, há a possibilidade de mover-se um processo judicial contra a empresa, mas recomendamos buscar assistência jurídica antes de fazer qualquer coisa.
Para prevenir fraudes, é fundamental que os moradores participem das reuniões de assembleia e busquem saber o que está acontecendo no condomínio e nas contas do empreendimento.
Auditorias em condomínios trazem mais transparência e confiança ao trabalho do síndico, esse personagem tão importante na qualidade de vida dos moradores.
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