por Denys Hupel | set 6, 2018 | Financeiro
Nem toda a aprovação de contas em condomínio precisa ser um bicho de sete cabeças. Com transparência, ética e conhecimento, o síndico consegue tirar de letra essa tarefa obrigatória que assusta muita gente.
Aprenda tudo sobre aprovação de contas em condomínio com esse artigo:
O que é aprovação de contas em condomínio?
Como determina o Capítulo VII do Código Civil no Art. 1.348, a prestação de contas de condomínio deve ser feita à assembleia anualmente. A prática ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), de acordo com os prazos estipulados pela convenção do condomínio.
Nesse evento anual, o síndico apresenta as despesas dos últimos 12 meses de mandato e a previsão orçamentária para o próximo ano. Essas informações sobre as movimentações financeiras do condomínio devem passar pelo crivo da votação da assembleia, que decide aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.
É importante destacar que, após a aprovação das contas pelos condôminos, o assunto é encerrado. Qualquer questionamento futuro, só poderá ser feito com base em provas de que houve um ato ilícito durante o processo. Para garantir a transparência e evitar fraudes, pode ser contratado o serviço de uma auditoria em condomínio.
Quórum para aprovação de contas em condomínio
Votações em assembleias de condomínio seguem algumas regras pré-determinadas pela legislação. No caso de uma votação de aprovação de contas, é necessário seguir os seguintes passos:
- Fazer a primeira convocação, na qual é necessário atingir quórum de metade do número total de condôminos;
- Se não for alcançado o número mínimo de pessoas, é feita uma segunda chamada que tem quórum livre;
- A votação é decidida pela maioria dos condôminos presentes (50% + 1).
Prestação de contas não aprovada – e agora?
Caso ocorra a reprovação das contas do condomínio ou a aprovação de contas com ressalvas, normalmente é cedido um prazo para que o síndico justifique e/ou regularize as informações polêmicas. Esse período e outras informações acerca dessa situação geralmente podem ser encontradas na convenção do condomínio,. Mas o normal é que o tempo não exceda 60 dias. Ao término desse prazo, a assembleia geral se reúne novamente para decidir se aprova ou não as contas.
Quando ocorre a reprovação de contas do condomínio, é costumeiro contratar o serviço de uma empresa ou especialista em auditoria em condomínios. Essa medida pode ser tomada pelo Conselho Fiscal, pelos moradores e inclusive pelo próprio síndico.
Se o laudo final da auditoria for favorável ao síndico e mesmo assim a assembleia não optar por aprovar as contas, o profissional tem o direito de entrar com uma ação judicial buscando conquistar a aprovação das contas.
Por outro lado, se o laudo de auditoria confirmar alguma irregularidade no trabalho do síndico, o condomínio deve permitir uma oportunidade de resposta e o ressarcimento dos valores determinados pelo síndico.
Entretanto, em casos em que se é comprovada fraude nas contas, os moradores têm o direito de recorrer à Justiça. Dependendo da situação, o síndico pode ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto no Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a quatro anos de prisão e multa.
Motivos para não aprovar as contas do síndico
Alguns motivos que podem levar o síndico a ter as contas do condomínio reprovadas são:
- Descumprimento das normas estabelecidas pela convenção do condomínio;
- Não seguir as decisões tomadas pela assembleia;
- Utilização do fundo de reserva de forma indevida;
- Ausência ou perda de comprovantes de pagamento e notas fiscais;
- Gastos acima do limite previsto pela convenção sem a anuência da assembleia ou do Conselho Fiscal;
- Comprovação de superfaturamento em contratação de serviços;
- Realização de obras úteis ou voluptuárias sem votação em assembleia;
- Pagamento por serviços não realizados;
- Uso do dinheiro do condomínio para cobrir gastos não aprovados pela convenção ou assembleia;
- Comprovação de fraudes ou desvios de dinheiro;
- Pagamentos feitos em duplicidade;
- Multas sobre as contas de água e energia elétrica quando há dinheiro no caixa para efetuar o pagamento dentro do prazo.
Checklist para aprovar contas no condomínio
Organizar uma apresentação de prestação de contas é uma tarefa um tanto quanto trabalhosa. O síndico precisa reunir e contabilizar uma série de documentos que comprovam as receitas e despesas do condomínio.
Preparamos uma checklist de itens que o síndico precisa entregar durante a prestação de contas do condomínio:
- Relatório do orçamento: é preciso revisitar o orçamento de gastos e receitas aprovado no início da gestão e comparar o que foi feito nesse período. Deve-se analisar a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
- Relatório de receitas: separe esse documento em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes, acrescentando multas por atraso no pagamento da taxa condominial. Se o condomínio aluga áreas comuns, essa receita também deve ser descrevida.
- Relatório de despesas: apresentar as despesas fixas (folha de pagamento, seguros, contas e demais despesas mensais); variáveis (mantenções programadas ou outros gastos com valores que variam); extras (obras e consertos extraordinários) e emergenciais.
- Balancetes: a prestação de contas mensal também deve ser incluída, trazendo o saldo de cada mês e o saldo atual da conta do condomínio.
- Inadimplência: o síndico é encarregado de apresentar estudos, gráficos e porcentagens da inadimplência no condomínio. Além disso, também é essencial demonstrar quais ações foram tomadas ao longo do ano para resolver o problema.
Organize seus documentos em uma pasta de prestação de contas online ou física, que precisa estar acessível aos condôminos. Para facilitar esse processo, recomendamos a utilização de uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio e a contratação de um sistema de gestão condominial, como o TownSq.
É fundamental destacar a importância da presença de todos os condôminos nas reuniões de assembleia. Apenas assim é possível realizar plenamente essa tarefa tão importante dentro da administração de condomínios: a prestação de contas. Assim, o ideal é que todos os moradores fiquem a par do que está acontecendo na gestão financeira do condomínio.
Não deixe de conferir a nossa Planilha Modelo de Prestação de Contas de Condomínio, totalmente gratuita!
por Denys Hupel | ago 24, 2018 | Financeiro
É quase unânime o número de pessoas que buscam reduzir gastos. Ainda mais quando falamos sobre o desejo em diminuir os custos do condomínio, reduzindo assim a taxa paga mensalmente. Esse grupo de pessoas vem crescendo a cada dia por conta das condições de crise econômica do nosso país com altos índices de desemprego. Pensando nisso, reunimos 6 dicas de como reduzir os custos no condomínio e, consequentemente, melhorar o índice de satisfação dos moradores com a sua gestão. Confira!
Quais os custos de um condomínio?
Antes de você sair cortando despesas e ter ideias inovadoras para o condomínio, é preciso saber quais são os custos de um condomínio. Ou seja, conhecer em que você está gastando dinheiro. Para você ter uma noção, em média, a distribuição dos gastos de um condomínio são dividas desta maneira:
- 45% com despesas de folha de pagamento, como salários e encargos;
- 30% com consumo de água, luz, gás e telefone;
- 15% em contratos de manutenção, elevadores, bombas e seguros;
- 10% em despesas administrativas, bancárias, fundos de reserva e pequenos reparos.
A soma de todos esses custos é a base para o cálculo da cota condominial. Para saber mais sobre como calcular, veja o nosso artigo sobre o assunto.
Gastos fixos do condomínio
A maior parte do dinheiro despendido são em gastos fixos do condomínio. Isso quer dizer que todo o mês as contas são recorrentes. São custos fixos do condomínio:
- Salários dos funcionários
- Encargos sociais
- Materiais diversos, como material de limpeza
- Energia
- Água
- Manutenções
- Administradora do condomínio
É claro que às vezes surgem gastos extraordinários por conta de emergências que precisam ser resolvidas. E é por isso que é fundamental o síndico ter um bom planejamento financeiro por meio de uma previsão orçamentária e também um fundo de reserva para arcar com estas despesas.
É possível reduzir os custos do condomínio?
Pode acreditar: sim, é possível reduzir os custos do condomínio! É importante você conhecer os gastos do condomínio para pensar em alternativas de como diminuir a taxa do condomínio. Vamos lá?
Fique atento aos recursos humanos
Os funcionários são responsáveis pelo maior gasto do condomínio. Mas, calma! Para reduzir o valor do condomínio você não precisa demiti-los. Com algumas ações simples já é possível gastar menos. Primeiro, avalie a quantidade e os gastos com horas extras que estão sendo pagas. Caso muitos funcionários estejam ultrapassando sua jornada, é hora de pensar em uma nova contratação. Para reduzir o número de horas extras, tente evitar que os funcionários acumulem funções.
Reduza o consumo de energia elétrica
Sempre que possível opte por lâmpadas de led que são 80% mais econômicas que as comuns. Outra ação para economizar energia de maneira eficiente é investir em sensores de presença, bem como ajustar os elevadores para que eles funcionem de maneira inteligente. Em um primeiro momento, este pode ser um investimento alto. Contudo, a redução de custos do condomínio virá em cerca de seis meses.
Há também algumas ações simples para o dia a dia que podem auxiliar, por exemplo:
- Nas áreas comuns com pouca circulação à noite, você pode usar um poste ligado e outro desligado;
- Deixe desligado aparelhos que não estão sendo utilizados, como os aparelhos da sala de ginástica, por exemplo;
- Educar os funcionários para que eles sempre desliguem as luzes quando estiverem acesas sem necessidade.
Economia de água
Além de fazer um trabalho de uso consciente da água, é possível pensar no aproveitamento e reuso de água. Isso significa tratar e reutilizar as águas de chuvas que seriam descartadas.
Caso o condomínio seja mais antigo, instale hidrômetros individuais que ajudam a economizar cerca de 20% de água.
Assim como para a economia de energia, há ações diárias que o condomínio deve adotar para economizar água e evitar gastos desnecessários, como:
- Monitorar o consumo de água do condomínio para caso haja grande diferença, será possível perceber vazamentos ou problemas relacionados;
- Não usar água do condomínio para a lavagem de carro;
- Rever a necessidade de lavar alguns locais todos os dias. Por exemplo, escadas com pouca circulação podem ser lavados uma vez na semana;
Manutenção preventiva
Realizar as manutenções nas datas programadas pode parecer um gasto desnecessário, afinal tudo está funcionando. Porém, esta é a maneira mais eficaz de evitar ter que fazer grandes obras emergenciais no condomínio. Faça um checklist com todos os itens que devem ser conferidos. Por exemplo:
- Elevadores: avalie o contrato com a prestadora de serviço para verificar se este é o contrato mais adequado para o seu condomínio. Além, claro, de periodicamente fazer vistorias e manutenções para evitar panes e acidentes;
- Faça um diagnóstico preventivo das instalações elétricas para evitar gastos no futuro;
Cobrança de inadimplentes
Inadimplência é um dos principais problemas da gestão de condomínios. O síndico deve evitá-la ao máximo, mas quando ela se tornar inevitável agilize as cobranças. Lembre-se de que os prazos para a quitação das dívidas foram reduzidos com o novo CPC. E esteja sempre alerta para que o condomínio não sofra com a chamada inadimplência crônica e acabe prejudicando muito os demais moradores.
Gestão eficiente e participativa
Organizar as contas, planejar os gastos e avaliar os seus processos administrativos podem ajudar e muito! Assim, você tem conhecimento sobre tudo o que está acontecendo e consegue fazer ajustes o mais rápido possível sempre que necessário. Outra dica é convidar os moradores a participarem mais ativamente das decisões do condomínio. Além de eles perceberem a importância do assunto, é possível que surja alguma ideia que você não havia pensado em relação a gestão financeira do condomínio, como algo para diminuir os custos ou então para gerar receita.
Essas são apenas algumas dicas de corte gastos e como diminuir os custos do condomínio. E você, já fez algo para diminuir os custos do condomínio? Compartilhe conosco!
por Denys Hupel | ago 21, 2018 | Financeiro
Condomínios lidam com muito dinheiro. Para você ter uma ideia, apenas na cidade de São Paulo é estimado que os condomínios arrecadem em torno de R$ 18 bilhões por ano. Com um fluxo tão intenso de recursos, as chances de ocorrerem erros, fraudes e desvios são grandes. Por causa disso, auditorias em condomínios se tornam um importante aliado da gestão condominial, trazendo transparência às finanças e permitindo que o trabalho do síndico flua corretamente.
Continue lendo para aprender como funciona auditoria em condomínios e descobrir como contratar ajuda especializada.
O que é auditoria em condomínio?
Fazer uma auditoria condominial significa certificar-se de que todas as entradas e saídas de dinheiro estão sendo feitas corretamente, verificando se todas as movimentações financeiras possuem recibos que comprovem a sua origem e destino. Além de conferir se tudo está sendo feito de acordo com o orçamento aprovado pela assembleia.
Existem dois tipos de auditorias para condomínios:
Auditoria investigativa: é aquela que busca comprovar casos de fraudes, desvio de verbas ou superfaturamento dentro do condomínio, obtendo provas para mover ação contra o responsável pela administração, o síndico ou administradora do condomínio.
Auditoria preventiva: serve para averiguar se as contas estão sendo gerenciadas de forma adequada, procurando evitar possíveis inconvenientes futuros. O ideal é que seja feita mensalmente ou a cada três meses.
A auditoria de condomínio deve ser feita por profissionais da área de contabilidade, que precisam ter conhecimento atualizado sobre as leis fiscais e trabalhistas. O serviço pode ser contratado através de empresas especializadas ou profissionais autônomos.
Quais documentos são consultados na auditoria em condomínio?
Quando o condomínio deve contratar uma auditoria?
A auditoria para condomínio deve ser contratada quando há desconfiança em relação ao síndico. Essa suspeita geralmente parte dos moradores e do Conselho Fiscal, cuja tarefa é ficar de olho nas contas do condomínio.
Para evitar que essa insegurança apareça, é recomendado que os condomínios contratem o serviço de auditorias preventivas, realizadas todos os meses ou a cada três meses, para conferir se está tudo certo com a prestação de contas e se há formas de aperfeiçoar a contabilidade. De forma geral, a prática é recomendada para condomínios grandes que movimentam montantes de dinheiro mensalmente e precisam prestar contas para um vasto número de condôminos.
Como contratar uma empresa de auditoria para condomínios?
Ao pesquisar empresas, é importante buscar aquelas que são especializadas em condomínios. Auditoria é um campo vasto e nem sempre um auditor especializado na área empresarial terá conhecimento técnico para atuar com condomínios. Também é essencial conferir se a equipe de profissionais conta com contadores capacitados.
Antes de fechar qualquer negócio, verifique se a prestadora de serviços possui registro junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região.
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Quanto custa uma auditoria em condomínios?
O custo de uma auditoria de condomínio varia de acordo com o tamanho do empreendimento. No caso de auditorias preventivas, as empresas costumam cobrar de acordo com o número de apartamentos no condomínio, com valores em torno de R$ 3 a R$ 6 mensais por unidade.
Auditorias investigativas são mais caras, pois geralmente são feitas com urgência e isso requer uma maior dedicação do auditor em um curto período de tempo.
Importante considerar que o custo de uma auditagem das contas do condomínio pode ser mais barato do que lidar com os problemas causados por uma contabilidade malfeita ou fraudulenta.
Qual o papel do síndico durante a auditoria condominial?
Se o Conselho Fiscal ou os moradores exigirem uma auditoria do condomínio, a principal função do síndico é disponibilizar toda a documentação exigida e colaborar para que o trabalho seja feito da melhor forma. O Conselho também deve se mostrar aberto para oferecer informações, pareceres e documentação necessária para facilitar o trabalho do auditor.
A desconfiança por parte dos condôminos depende muito da relação que há com o síndico e da transparência do trabalho do profissional. Às vezes é possível contornar situações delicadas com uma conversa honesta e informativa em que o síndico pode esclarecer as despesas do condomínio, explicando do que são formadas as contas do edifício e deixar claro como os moradores podem acompanhar o saldo do caixa e os recolhimentos mensais.
No caso de uma auditoria preventiva, cabe ao síndico reconhecer os problemas e implementar as sugestões oferecidas pelos auditores.
Agora, se o condomínio contrata o serviço de uma administradora, é super importante que o síndico fique de olho nos saldos e toda e qualquer movimentação na conta para fiscalizar se não há desvios de verbas ou má utilização do dinheiro condominial. Afinal de contas, o síndico é o principal responsável pelo condomínio e a prestação de contas.
O que fazer em caso de fraude no condomínio?
Se a auditoria constatar a presença de fraudes, cabe ao condomínio unir as provas e recorrer à Justiça. Quando a administração do condomínio é feita pelo síndico, ele poderá ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto no Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a quatro anos de prisão e multa.
Entretanto, se a ocorrência de fraude for responsabilidade da administradora de condomínio, o síndico deve entrar com pedido para reaver os valores pagos. Dependendo da situação, há a possibilidade de mover-se um processo judicial contra a empresa, mas recomendamos buscar assistência jurídica antes de fazer qualquer coisa.
Para prevenir fraudes, é fundamental que os moradores participem das reuniões de assembleia e busquem saber o que está acontecendo no condomínio e nas contas do empreendimento.
Auditorias em condomínios trazem mais transparência e confiança ao trabalho do síndico, esse personagem tão importante na qualidade de vida dos moradores.
Quer melhorar e facilitar o controle financeiro de seu condomínio? Baixe nosso Modelo de Prestação de Contas do Condomínio!
por Denys Hupel | ago 1, 2018 | Financeiro
Contribuição sindical em condomínio residencial é um assunto que ainda traz muitas dúvidas aos síndicos Brasil à fora. Como deve ser feita? Quanto custa? É obrigatório? Como síndico, você deve ter essas respostas na ponta da língua!
O objetivo deste artigo é explicar com detalhes o que é o recolhimento de contribuição sindical em condomínios e desmistificar esse assunto que ainda causa muita dor de cabeça. Vamos lá?
O que é contribuição sindical em condomínio?
A contribuição sindical em condomínio atende por muitos nomes: imposto ou encargo sindical e também Contribuição Sindical Urbana. Resumindo, a contribuição sindical em condomínio é um valor pago ao sindicato dos condomínios e sindicato de funcionários de condomínios da região.
O valor pago com a contribuição sindical em condomínio é utilizado para regulamentar a ação profissional da classe e é a principal forma de arrecadação dos sindicatos e categorias do país. A quantia é dividida entre:
- 60% para o sindicato do estado;
- 15% às federações;
- 5% às confederações;
- 10% às centrais sindicais;
- 10% ao Ministério do Trabalho, que será depositada aos recursos do Fundo de Amparo ao Trabalhador (FAT).
Os sindicatos são responsáveis por proteger e resguardar os trabalhadores, garantindo que seus direitos – humanos e trabalhistas – sejam respeitados.
No caso da taxa sindical em condomínios, os encargos são pagos para o sindicato patronal (dos condomínios residenciais e comerciais) e ao sindicato voltado aos trabalhadores de edifícios e condomínios, como zelador, porteiros, faxineiros, vigias, ascensoristas, garagistas, entre outros. Este último não deve ser pago por condomínios que não possuem funcionários.
A contribuição sindical em condomínio foi estipulada pelo artigo 8º, inciso IV da Constituição Federal e pelo artigo 578 da Consolidação das Leis do Trabalho. Entretanto, a questão foi modificada pela Lei 13.467 de 2017, que fez a contribuição sindical deixar de ser de valor obrigatório para se tornar em algo facultativo, desde que tenha autorização expressa e prévia do destinatário.
Cada estado ou município possui um sindicato responsável, por isso o síndico deve pesquisar e contatar o órgão da região caso o condomínio tenha interesse em realizar o recolhimento da contribuição sindical do condomínio.
Como é feita a contribuição sindical em condomínio?
Para simplificar as informações sobre como fazer o pagamento da contribuição sindical em condomínio, vamos dividir o assunto em duas partes: contribuição sindical patronal e contribuição sindical de funcionários.
Contribuição sindical patronal
- É feita ao sindicato dos condomínios da região, uma vez por ano;
- Pagamento é feito em janeiro, diretamente ao sindicato;
- O valor é calculado a partir do Capital Social (o valor estabelecido pelo condomínio no momento de sua inauguração) e data de fundação do condomínio – alguns sindicatos oferecem uma tabela de cálculo de contribuição, como esta do Sindicato da Habitação do Rio Grande do Sul (Secovi RS).
Contribuição sindical de funcionários
- É feita ao sindicato dos funcionários de condomínios, uma vez por ano;
- Pagamento é feito em abril, com débito na folha de pagamento referente aos dias de trabalho em março;
- O valor equivale a um dia de salário do trabalhador.
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É obrigatório fazer contribuição sindical em condomínio?
Apesar de ser um tributo previsto na Constituição Federal, a Reforma Trabalhista tornou opcional a contribuição sindical em condomínio. Ou seja, condomínios não são mais obrigados por lei a pagar impostos aos sindicatos.
Antigamente, empreendimentos que não efetuavam esse pagamento passavam por cobrança na justiça e podiam até ter o alvará revogado. Hoje, a legislação determina que o condomínio e o funcionário não têm mais esse compromisso com os sindicatos.
A nova lei trabalhista foi sancionada em julho de 2017 e entrou em vigor em novembro do mesmo ano. Por ser algo que ainda é recente, especialistas indicam ter cautela na hora de optar por não pagar a taxa sindical em condomínio.
Antes de decidir abolir o pagamento do encargo, é importante que o síndico pesquise a convenção coletiva da categoria – dos funcionários e do condomínio na região. Caso o documento demonstrar que é obrigatório o pagamento da contribuição sindical, o sindicato pode vir a cobrá-lo judicialmente. Então tenha atenção e pesquise bem antes de tomar uma decisão!
Apesar de ser uma questão polêmica e cheia de novidades, a contribuição sindical em condomínio não é nenhum bicho de sete cabeças.
Como você lida com esse assunto no seu condomínio? Conte para a gente nos comentários!
