As administradoras de condomínio assumem um papel importante quando se trata de dar suporte aos condomínios em áreas administrativas, apoiando o síndico e tendo um importante papel no bom funcionamento desses empreendimentos. Porém, como toda empresa, a administradora de condomínios também precisa se atentar à redução de custos na empresa, pois de nada adianta ser eficaz para os clientes e não conseguir organizar a “própria casa”.
Reunimos algumas estratégias certeiras para que as administradoras de condomínio possam reduzir os custos das suas operações sem perder a qualidade do serviço prestado, além de otimizar os lucros e promover a satisfação dos clientes. Continue a leitura e anote as dicas!
Qual o papel da administradora de condomínios?
Antes de tudo, vamos relembrar qual o papel da administradora no contexto condominial e entender a sua importância.
Além disso, uma administradora de condomínio desempenha um papel importante na gestão condominial, aliviando a carga de trabalho do síndico e garantindo que todas as obrigações legais e regulamentares sejam cumpridas.
É possível reduzir custos de uma administradora de condomínios?
Como toda empresa, uma administradora de condomínios também possui custos operacionais que, muitas vezes, pesam contra a lucratividade e a saúde financeira da empresa.
O dilema fica por conta de como aplicar a redução de custos na empresa sem afetar a qualidade do serviço prestado, sem sobrecarregar os funcionários e cumprindo todas as obrigações previstas em lei. Mas sim, é possível aplicar estratégias certeiras para reduzir custos e potencializar os serviços oferecidos pela administradora de condomínios.
Quais são as estratégias para aplicar a redução de custos na empresa, incluindo uma administradora de condomínio
Revisão do planejamento: a organização deve ser o ponto inicial da estratégia de redução de custos na empresa. Cortar gastos sem avaliar de maneira responsável pode atrapalhar processos importantes para a administradora de condomínios.
O ideal é direcionar as reduções para os processos que menos afetam a geração de lucro, além de envolver toda a equipe na estratégia, afinal, ela é o principal ativo da empresa.
Tenha atenção àquelas etapas que dizem respeito ao atendimento ao cliente, pois mesmo em situações delicadas, é primordial que isso não se transforme em uma piora na prestação do serviço.
Gestão eficiente de recursos humanos: analise a necessidade dos funcionários, melhore a carga horária e invista em treinamento; essas ações contribuem para a otimização da equipe e a redução de custos com mão de obra.
Economia de energia: procure investir em medidas de economia de energia, como a substituição de lâmpadas por LED, instalação de sensores de presença e campanhas de conscientização, para gerar uma redução significativa na conta de luz.
Tecnologia e Automação: a utilização de ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão e sistemas de automação, pode otimizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência da administração.
Uma das tecnologias disponíveis no mercado que otimizam a gestão de condomínios é o TownSq Administração Digital. Desenvolvido para atender às necessidades específicas das administradoras de condomínios modernas, o TownSq oferece excelentes recursos e vantagens que o destacam como o parceiro ideal.
Com uma plataforma completa e recursos avançados, o TownSq simplifica a difícil tarefa de gerenciar condomínios, permitindo que síndicos e administradoras conquistem novos níveis de excelência na gestão condominial.
Poupar água: a adoção de práticas como a reutilização da água da chuva para limpeza do ambiente e de áreas externas e a instalação de redutores de vazão nas torneiras contribui para a redução do consumo de água e, consequentemente, das despesas com o serviço.
Manutenção Preventiva: assim como nos condomínios, a realização de manutenção preventiva em equipamentos e na estrutura da administradora de condomínios ajuda a evitar problemas maiores e custos com reparos emergenciais.
Negociação com Fornecedores: um bom diálogo é capaz de resolver tudo e manter a confiança, inclusive nas relações comerciais e empresariais. Um exemplo disso é a negociação com fornecedores, a fim de manter o serviço prestado ao mesmo tempo que reduz o valor. Realizar cotações e negociar preços com diferentes fornecedores pode gerar economias significativas em diversos serviços.
Otimize a gestão das tarefas do seu condomínio e torne a gestão condominial mais eficiente. Continue lendo para conferir as últimas atualizações da nossa plataforma de Gestão de Condomínios TownSq.
Gestão das atividades: organize as prioridades com eficiência
Sabemos que a gestão dos condomínios pode ser desafiadora, especialmente quando há tantas tarefas diariamente e apenas uma pessoa para lidar com tudo isso.
Por isso, no TownSq, o síndico pode criar atividades e organizá-las para saber exatamente quais são as suas próximas tarefas, facilitando a tomada de decisão e a organização da rotina.
A partir de agora, essa funcionalidade permite mais do que apenas organizar as suas tarefas.
Veja as últimas novidades no TownSq
Recebemos valiosos feedbacks dos nossos clientes sobre a necessidade de oferecer mais opções para organizar as tarefas dentro da funcionalidade de Atividades.
Em resposta a essas sugestões, implementamos novas funcionalidades de filtragem, ordenação e classificação, permitindo que você organize e priorize suas tarefas com facilidade.
A partir de agora, dentro do TownSq, você pode:
Definir a prioridade das suas tarefas
Imagine ter o controle total sobre suas tarefas, podendo definir prioridades de maneira simples e intuitiva.
Com a nossa mais recente funcionalidade, agora você pode atribuir tags de prioridade – alta, média ou baixa – a cada tarefa, proporcionando uma visão clara e organizada de suas responsabilidades.
Também introduzimos um sistema de filtro inteligente, permitindo que você se concentre nas tarefas mais relevantes no momento.
Com apenas alguns cliques, filtre as suas atividades com base nas prioridades atribuídas, facilitando a identificação das tarefas críticas e garantindo que nada importante passe despercebido.
Filtrar as suas tarefas de maneira mais intuitiva
Agora, além de priorizar suas atividades, você pode filtrá-las de maneira flexível, economizando o seu tempo e garantindo que você esteja sempre focado no que importa.
Filtre por responsável
Você pode atribuir tarefas a membros específicos da equipe, facilitando a visualização e acompanhamento das responsabilidades de cada colaborador.
Isso não apenas promove uma distribuição equitativa das tarefas, mas também cria uma visão transparente das contribuições individuais para o sucesso da gestão.
Filtre por data de vencimento
Outra adição valiosa ao nosso conjunto de ferramentas é a capacidade de filtrar tarefas com base na data de vencimento.
Organize as suas atividades diárias de acordo com prazos importantes, garantindo que você esteja sempre focado nas tarefas que demandam atenção imediata. Nunca foi tão fácil manter-se no caminho certo e evitar prazos perdidos.
Ao filtrar tarefas por responsável ou data de vencimento, proporcionamos uma visão mais clara e organizada das suas atividades diárias, ajudando-o a alcançar níveis mais altos de produtividade.
Gerar relatórios personalizados dos Chamados
A partir de agora, você também tem o poder de personalizar seus relatórios de chamados conforme suas necessidades específicas.
Selecione os campos que são mais relevantes para você, escolha o período desejado e agrupe por categoria conforme necessário. Essa flexibilidade garante que você obtenha exatamente as informações que precisa, da maneira que preferir.
Facilidade de análise em Excel
Ao gerar relatórios em formato Excel, proporcionamos uma maneira mais versátil de analisar dados.
Utilize fórmulas, crie gráficos dinâmicos e realize análises detalhadas diretamente na planilha.
Essa abordagem permite que você obtenha insights mais profundos sobre os chamados, facilitando a tomada de decisões informadas.
Administrar as finanças de um condomínio requer uma abordagem precisa e eficiente, e a conciliação bancária desempenha um papel crucial nesse processo.
Para garantir a saúde financeira e a transparência na gestão condominial, é essencial compreender o passo a passo dessa prática fundamental.
Neste guia completo, exploraremos o universo da conciliação bancária, oferecendo insights valiosos e o passo a passo definitivo para implementar uma gestão financeira eficiente em seu condomínio. Continue lendo!
Antes de tudo, o que é conciliação bancária?
A conciliação bancária consiste na comparação minuciosa entre as informações de entradas e saídas presentes no extrato bancário com os dados obtidos através dos registros internos de uma empresa.
Em outras palavras, trata-se da verificação e confirmação dos valores que foram registrados nas contas bancárias.
Esse processo permite que o gestor confronte os detalhes de pagamentos, recebimentos e o saldo disponível na conta bancária, assegurando que as movimentações financeiras e os lançamentos planejados foram efetivamente realizados e que os resultados estão precisos, sem erros.
Mas afinal de contas, para que serve a conciliação bancária?
A conciliação bancária é um componente crucial para assegurar a eficácia da gestão financeira de condomínios, servindo como um mecanismo de verificação para identificar inconsistências de dados entre o controle financeiro interno e o extrato bancário.
Este processo tem um papel fundamental na promoção da saúde financeira do condomínio, especialmente para:
Identificar fraudes
A prática da conciliação bancária pode prevenir problemas significativos, especialmente em relação a possíveis fraudes internas.
Exemplos incluem depósitos em dinheiro com valores inferiores ao real ou cheques não compensados, contribuindo para a segurança financeira do condomínio.
Controle mais eficiente das movimentações financeiras
A conciliação bancária contribui para um controle mais efetivo das finanças condominiais, proporcionando uma visão clara das movimentações financeiras.
Essencial para determinar se o condomínio está operando com saldo positivo ou negativo, permitindo decisões informadas sobre a saúde financeira.
Garantir um saldo bancário confiável
Ter certeza do valor disponível em caixa é essencial para decisões importantes.
Um saldo bancário confiável, obtido através da conciliação, possibilita ações mais efetivas, como investimentos, expansões ou quitação de empréstimos.
Melhorar o planejamento orçamentário
A conciliação bancária também contribui para realizar previsões realistas do futuro do condomínio.
Facilita o alinhamento do planejamento orçamentário, integrando receitas, despesas, custos e investimentos de forma eficaz.
Aprimorar a previsão de fluxo de caixa
Por fim, a conciliação bancária também colabora para um fluxo de caixa mais saudável, oferecendo uma visão realista da situação financeira do condomínio.
Ajuda nas tomadas de decisões, evita gastos excessivos e contribui para o cumprimento das obrigações fiscais condominiais.
Ao incorporar a conciliação bancária como prática regular na gestão condominial, síndicos e administradores garantem não apenas a transparência nas finanças, mas também promovem a estabilidade e eficiência na administração financeira do condomínio.
5 problemas que podem surgir quando não há uma conciliação bancária adequada no condomínio
Discrepâncias entre o extrato bancário e o controle interno financeiro
Ao realizar a conciliação bancária, é possível deparar-se com divergências entre os lançamentos registrados no controle interno e as transações no extrato bancário.
Identificar a origem dessa diferença é crucial, demandando uma análise minuciosa dos documentos originais para correção, como cobrança excessiva de juros, descontos elevados ou erros nos lançamentos.
Neste caso, sem uma conciliação bancária adequada todas estas informações não recebem a atenção adequada ou, simplesmente, se perdem na correria do dia a dia.
Débitos incorretos na conta bancária do condomínio
A conciliação bancária torna-se essencial para verificar se o banco está realizando débitos corretos na conta do condomínio.
Caso seja identificado um débito indevido, é recomendável contatar o banco para solicitar o estorno do valor debitado.
Erros desse tipo muitas vezes estão relacionados a débitos automáticos, sendo aconselhável confirmar com o gerente a existência de débitos automáticos e, se necessário, bloquear essa modalidade de lançamento.
Compensação demorada de cheques ou transferências não processadas
A demora na compensação de cheques pode gerar desafios no controle do fluxo de caixa, sendo imperativo considerar essas informações ao gerenciar as finanças.
No caso de transferências não processadas, é essencial realizar uma verificação cuidadosa para garantir que os pagamentos sejam devidamente contabilizados.
Débitos indevidos de impostos, taxas e aplicações
Alguns lançamentos podem surpreender pela ausência de previsão no controle do condomínio, como impostos de aplicações e taxas bancárias.
É crucial revisar cada débito, especialmente as taxas bancárias, para evitar divergências entre o acordado com o banco e os valores efetivamente debitados.
Depósitos sem identificação
Valores não identificados podem desafiar a conciliação bancária, demandando atenção para futuras identificações.
É vital ter um controle rigoroso, separando depósitos identificados daqueles sem identificação.
Esses depósitos podem resultar de vendas não registradas, erros em transferências ou antecipações de recebíveis. A correta identificação de todos os lançamentos é crucial, permitindo a resolução antecipada de possíveis erros.
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
A conciliação bancária e o fluxo de caixa são conceitos distintos, mas ambos desempenham papéis cruciais na gestão financeira do condomínio.
O fluxo de caixa desempenha um papel fundamental nas operações diárias de uma empresa, sendo uma ferramenta essencial para a gestão financeira. O seu principal propósito é avaliar o saldo disponível no momento, permitindo o planejamento para garantir a disponibilidade de capital de giro.
Esse capital é crucial tanto para cobrir despesas operacionais regulares, como folha de pagamento, impostos e fornecedores, quanto para viabilizar investimentos em melhorias, como reformas e aquisição de equipamentos.
A confusão entre conciliação bancária e fluxo de caixa é comum, mas suas diferenças são claras.
O fluxo de caixa representa o controle interno das finanças, sendo realizado por meio de planilhas ou softwares que registram todas as entradas e saídas de recursos. Ele fornece uma visão detalhada da movimentação financeira interna da empresa.
Por outro lado, a conciliação bancária é um processo específico que compara, justamente, o fluxo de caixa interno com as informações registradas no extrato bancário. Essa prática visa garantir a consistência entre os registros internos e os dados fornecidos pelo banco, identificando possíveis divergências e assegurando a precisão das informações financeiras.
Ambos são componentes essenciais para uma gestão financeira eficaz.
Enquanto o fluxo de caixa fornece uma visão interna detalhada, a conciliação bancária verifica a correspondência desses dados com as transações bancárias reais, garantindo uma abordagem abrangente e precisa na administração financeira da empresa.
Quem é o responsável por fazer a conciliação bancária no condomínio?
Geralmente, a pessoa responsável por cuidar da conciliação bancária em um condomínio é o síndico.
Afinal, o síndico desempenha um papel crucial na gestão financeira do condomínio, assegurando que os interesses dos condôminos sejam atendidos e que os recursos financeiros sejam administrados de maneira apropriada.
Vale destacar que, em algumas situações, o síndico pode delegar essa responsabilidade a outra pessoa, como um contador ou a administradora do condomínio. Essa delegação pode ocorrer para garantir que a conciliação bancária seja realizada de maneira eficiente, mesmo que o síndico não a execute pessoalmente.
Entender quem é responsável por essa tarefa é fundamental para garantir uma administração condominial transparente e eficaz.
Como fazer a conciliação bancária do condomínio? Passo a passo
Realizar a conciliação bancária em um condomínio pode parecer um processo complexo, mas pode ser descomplicado seguindo estes passos práticos:
#01: Registro das movimentações internas
O condomínio inicia registrando todas as movimentações financeiras internas no seu sistema.
Isso inclui receitas, como mensalidades dos condôminos e taxas extras, além de despesas como pagamentos a fornecedores, salários de funcionários, manutenções, entre outros.
#02: Comparação com extratos bancários
Com base nas informações fornecidas pelo banco, são gerados os extratos bancários, refletindo as transações efetivamente realizadas na conta do condomínio.
Esses extratos servirão como base para a comparação.
#03: Conferência e ajustes
O próximo passo envolve a comparação detalhada das informações internas do condomínio com os extratos bancários.
Cada lançamento é verificado, e eventuais divergências são corrigidas no sistema contábil do condomínio.
#04: Identificação de divergências
Durante a conciliação, podem surgir divergências, como cheques não compensados, pagamentos duplicados ou tarifas bancárias não previstas.
Identificar essas situações é crucial para garantir a precisão dos registros financeiros.
#05: Transparência e prestação de contas
Com a conciliação bancária concluída, o síndico ou administrador ganha acesso a informações precisas sobre as finanças do condomínio. Isso possibilita uma prestação de contas transparente e confiável aos condôminos.
A conciliação bancária é uma prática fundamental para assegurar a eficiência e transparência na gestão financeira do condomínio.
Mesmo que em alguns condomínios ainda seja realizada manualmente, seguir esse passo a passo ajuda a garantir a precisão e a integridade dos registros financeiros.
Em um mundo onde o dinamismo e a eficiência são cada vez mais valorizados, a história de sucesso de Karina Castro Alves ilumina o caminho para uma gestão de condomínio moderna e eficaz.
Com uma carreira embasada em uma formação acadêmica diversificada e uma especialização como Síndica Profissional, Karina não apenas enfrentou os desafios inerentes à administração de um condomínio; ela os transformou em oportunidades de crescimento e inovação.
Iniciativa e inovação: A chegada do TownSq
Ao perceber a necessidade de revitalização em seu condomínio, Karina iniciou sua busca por uma solução que pudesse unir tecnologia e gestão.
O TownSq emergiu como a peça chave dessa transformação, um aplicativo inovador que promete descomplicar o dia a dia dos condomínios, integrando moradores, administração e colaboradores em uma comunidade mais coesa e interativa.
Sintonia comunitária: Comunicação e gestão simplificadas
Com a implementação do TownSq, o condomínio sob a gestão de Karina experimentou uma verdadeira revolução na comunicação.
O aplicativo permitiu que anúncios, avisos e informações importantes alcançassem os moradores de forma instantânea e segura, promovendo uma atmosfera de transparência e colaboração.
As práticas reservas e solicitações pelo aplicativo se tornaram um reflexo da eficiência que todos anseiam, e a administração ganhou um aliado poderoso na otimização de seu tempo e recursos.
Tecnologia como aliada: Segurança e conveniência ao alcance de todos
Um dos pontos altos da experiência de Karina com o TownSq foi a implementação do sistema de QR Code para o controle de acesso.
Esse recurso simplificou o gerenciamento de entradas durante eventos, substituindo as tradicionais listas de convidados e elevando o nível de segurança.
O acompanhamento de correspondências e encomendas também se tornou um processo ágil e sem falhas, com notificações imediatas que elevaram a satisfação dos moradores a novos patamares.
A Comunidade em foco: Ações sociais e culturais integradas
Ao adotar o TownSq, o condomínio de Karina não apenas melhorou sua infraestrutura operacional, mas também enriqueceu a vida social e cultural de seus residentes.
O aplicativo tornou-se um catalisador de engajamento, facilitando a divulgação e o gerenciamento de eventos comunitários, festas e projetos sociais que reforçam os laços entre os moradores e promovem um ambiente de convivência amistoso e solidário.
Desafio contínuo: Mantendo a excelência no serviço
Apesar do sucesso já alcançado, Karina reconhece que o principal desafio é manter o alto nível de serviço e satisfação dos moradores e colaboradores, um objetivo que ela persegue diariamente.
O TownSq, como um parceiro eficaz na jornada da gestão condominial, contribui para enfrentar esse desafio, oferecendo ferramentas que permitem a Karina responder às demandas de forma rápida e eficiente, consolidando a confiança e a aprovação dos moradores.
Impacto tangível: A experiência aprimorada dos moradores
A adesão ao TownSq se refletiu em uma melhoria tangível na experiência dos moradores.
O acesso facilitado a informações, a gestão transparente de reservas e a comunicação efetiva criaram um ambiente onde a tecnologia serve às necessidades humanas, proporcionando não apenas conveniência, mas também um sentido de comunidade modernizada e interconectada.
Uma visão para o futuro da gestão condominial
A história de Karina e do TownSq é um poderoso testemunho de como a inovação pode transformar a gestão de condomínios.
As soluções inteligentes e intuitivas oferecidas pelo aplicativo, combinadas com a liderança visionária de Karina, demonstram que é possível alcançar uma harmonia perfeita entre eficiência administrativa e satisfação residencial.
Este case de sucesso não só inspira outros gestores a seguir o exemplo de Karina, mas também serve como um convite sutil para que experimentem o poder transformador do TownSq em suas próprias comunidades.
Descubra como o TownSq pode elevar a gestão do seu condomínio a um novo patamar de excelência. Junte-se à comunidade de síndicos inovadores como Karina e veja sua comunidade florescer.
Inscreva-se no formulário abaixo para conhecer a TownSq e transformar o seu condomínio em um modelo de sucesso e satisfação.
Quando estamos em um contexto empresarial, o setor de contas a receber sempre entra em pauta. Não é para menos: é por meio dos boletos emitidos que as organizações captam recursos para arcar com os compromissos e potencializar o caixa. Mas você sabia que, quando se trata de condomínios, o conceito é o mesmo?
As contas a receber do condomínio são cruciais para manter o empreendimento com o fluxo de caixa em dia, sem gerar preocupações para o síndico quando precisar de alguma manutenção, reforma ou lidar com algum imprevisto. Se você administra um condomínio, continue a leitura desse artigo para aprender a administrar com sucesso as contas a receber!
O que são as contas a receber no contexto condominial?
As contas a receber em um condomínio representam as receitas provenientes dos condôminos, como o pagamento das cotas condominiais mensais, multas, aluguéis de áreas comuns e outras receitas geradas. A gestão eficiente das contas a receber é fundamental para a saúde financeira do condomínio, pois garante a disponibilidade de recursos para o pagamento de despesas e a realização de obras e benfeitorias.
Em grande parte, os recursos que compõe as contas a receber, ou seja, as fontes de receita, vêm das cotas condominiais, multa por inadimplência, aluguel de áreas comuns, fundo de reserva, venda de garagem, taxa de mudança, etc.
Qual a importância de ter uma gestão eficiente das contas a receber?
A gestão eficiente das contas a receber é importante para garantir a saúde financeira do condomínio, permitindo o pagamento de despesas em dia e evitando juros e multas.
Outro ponto é poder realizar obras e benfeitorias, tendo uma reserva de recursos para investimentos no condomínio, além de promover a valorização do imóvel, já que um condomínio com boa gestão financeira é mais atrativo para novos moradores.
Com uma gestão eficiente do setor de contas a receber, ajuda a evitar inadimplência, reduzindo o número de condôminos inadimplentes e protegendo o patrimônio do condomínio. Sem esquecer da melhora da comunicação com os condôminos, aumentando a transparência na gestão das receitas e despesas.
Conheça quatro dicas para administrar as contas a receber do condomínio
Agora que você já entende a importância de uma gestão eficiente das contas a receber do condomínio, é hora de saber como aplicar algumas estratégias no dia a dia. A seguir, você confere quatro dicas para administrar esse setor com mais fluidez e organização.
Cobrança eficiente e controle rigoroso: foque na emissão de boletos em dia para facilitar o pagamento pelos condôminos e no envio de comunicados para informar sobre datas de vencimento e valores das cotas.
Quando aplicável, coloque em prática a negociação de débitos para facilitar o pagamento para inadimplentes e a cobrança judicial (último recurso para casos de inadimplência persistente), caso necessário.
O controle rigoroso fica por conta do registro de todas as receitas, da conferência dos valores recebidos com os lançamentos bancários e de uma auditoria interna, verificando a regularidade das contas a receber.
Tecnologia como aliada: a tecnologia faz parte de quase todas as áreas da nossa vida, então aproveite para utilizá-la também na gestão do condomínio. Alguns softwares de gestão condominial permitem a automatização de tarefas, como emissão de boletos e controle de inadimplência.
Já os aplicativos para celular facilitam o pagamento das cotas pelos condôminos, a consulta de débitos e histórico de pagamentos online. Um dos pioneiros e mais utilizados aplicativos condominiais é o TownSq, que já se tornou a principal referência no setor e está presente em quatro países. Conheça tudo o que esse aplicativo faz pelo seu condomínio neste link.
Profissionalismo na administração: um síndico qualificado, com experiência em gestão financeira e conhecimento da legislação condominial faz toda a diferença na hora de administrar o setor de contas a receber.
Caso seja necessário, conte com uma administradora profissional: e/ou assessoria especializada na gestão das contas a receber, para sanar dúvidas e aplicar os conceitos da gestão de maneira eficiente.
Comunicação transparente: uma comunicação transparente é fundamental quando se trata da gestão do contas a receber, visto que os condôminos ficam a par de como está o fluxo de caixa do condomínio, a importância de pagar as obrigações em dia, aproveitam para esclarecer dúvidas sobre as receitas e despesas do condomínio.
Quer administrar o seu condomínio de maneira eficiente, com profissionalismo e engajamento dos condôminos? O aplicativo TownSq é a ferramenta que vai revolucionar o jeito de gerir o condomínio. Preencha o formulário abaixo e fale com os nossos especialistas!
