Administradora de condomínios: informações que todo o síndico deve saber

A lista de tarefas em um condomínio pode parecer infinita: convocar para reuniões, presidir assembleias, apresentar balancetes, lidar com as solicitações dos condôminos, gerir funcionários, prestação de contas, fazer cobranças, pagar fornecedores e gestão tributária. É possível que, em algum momento, tanto o síndico quanto os condôminos avaliem que é preciso uma ajuda extra. Nesse momento é que as administradoras de condomínios entram na jogada.

Um condomínio pode ser tão complexo de administrar quanto uma empresa de médio porte, existem diversas obrigações legais assumidas pelo síndico no momento em que ele toma posse. As administradoras de condomínio surgiram com o objetivo de lidar com a parte mais burocrática para quem gerencia o condomínio, se transformando no braço direito do síndico.

Nosso objetivo aqui é contar o que fazem as administradoras, seus deveres e esclarecer algumas dúvidas sobre a relação do síndico com essa empresa. Vamos lá?

  1. O que é uma administradora de condomínio?
  2. Quais são os atribuições da administradora de condomínios?
  3. Qual o papel do síndico quando se tem uma administradora de condomínio?
  4. Como escolher uma administradora para o seu condomínio?
  5. Quanto uma administradora de condomínios cobra?
  6. É obrigatório a contratação de uma administradora para condomínio?

O que é uma administradora de condomínio?

A administradora de condomínio é o braço direito do síndico quando o assunto são as tarefas burocráticas. É uma empresa terceirizada que faz o serviço administrativo do seu condomínio. Ela vai ter uma equipe de profissionais que vai, entre suas tarefas:

É ela que irá gerir toda a parte burocrática para que o síndico consiga gerenciar de maneira mais eficiente o relacionamento cotidiano dos moradores. A empresa a ser contratada é definida em reunião da assembleia e o síndico é o responsável por avaliar se o serviço prestado está de acordo com o contratado pelo condomínio.

Quais são os atribuições da administradora de condomínios?

Em geral, a administradora de condomínios irá gerir a parte administrativa, recursos humanos e jurídica de um condomínio. Importante ressaltar que todas as decisões finais são feitas pelo síndico e que os serviços prestados vão depender do contrato estabelecido entre o condomínio e administradora.

Veja a lista com algumas das principais atribuições de uma administradora de condomínio:

  • Gestão Tributária;
  • Contas a pagar;
  • Cobranças/contas a receber;
  • Gerenciar todos os arquivos, documentos, atas, registros em cartório relacionados ao condomínio;
  • Prestar atendimento de dúvidas e solicitações dos condôminos;
  • Pesquisar orçamentos para obras bem como atender os fornecedores;
  • Redigir cartas, circulares, editais de convocação e atas;
  • Elaborar previsões orçamentárias;
  • Realizar toda a prestação de contas que será apresentada anualmente e disponibilizar as atualizações mensais (balancetes) para os moradores;
  • Gerir o seguro incêndio e a manutenção de todos os equipamentos de segurança segundo as normas estabelecidas pela ABNT;
  • Gerenciar todos os contratos de serviços terceirizados;
  • Recrutar, selecionar e treinar os funcionários contratados;
  • Ser responsável por todo o gerenciamento dos recursos humanos do condomínio;
  • Prestar assessoria jurídica na elaboração de documentos como convenção e regimento interno;
  • Oferecer assessoria jurídica em questões tributárias, fiscais e trabalhistas.

Lembrando que estas são algumas das principais atividades das administradoras de condomínio. Ou seja, ela não é extensiva.

É preciso salientar que todos os serviços prestados pela administradora devem constar no contrato estabelecido entre o condomínio e a empresa. Portanto, os deveres dela podem variar.

Qual o papel do síndico quando se tem uma administradora de condomínio?

O síndico continua sendo essencial dentro do condomínio, já que, mesmo com uma administradora, ele permanece sendo o responsável legal do condomínio. Juntamente com os condôminos é realizada a escolha da administradora de condomínios e o síndico será uma espécie de gerente, aquele que dá as ordens à empresa para que os serviços sejam executados de acordo com as decisões dos moradores nas reuniões da assembleia.

Claro, a relação entre síndico e administradora de condomínio deve ser de confiança, já que a empresa irá realizar todo o papel administrativo e burocrático do condomínio. Apesar da credibilidade da administradora, é preciso, por parte do síndico, compreender que a empresa é uma prestadora de serviços e como tal precisa cumprir o que está firmado no contrato.

Como escolher uma administradora para o seu condomínio?

Essa é uma dúvida muito comum dos novos síndicos. É sempre um desafio escolher uma empresa que firmará uma parceria de confiança e cuidará de todas as contas do condomínio. Como a administradora irá gerenciar toda a parte financeira e se responsabilizará pela gestão de serviços terceirizados é necessário ter certeza da sua idoneidade.

É recomendada uma pesquisa de mercado para avaliar:

  • Quais serviços são oferecidos;
  • Valores cobrados;
  • Quantos anos essa administradora de condomínio está no mercado;
  • Quantos clientes possui;
  • Peça uma lista de clientes ativos e visite os condomínios para fazer uma avaliação mais precisa;
  • Ela trocou de CNPJ muitas vezes?;
  • Pesquise se não existe nenhum processo ligado ao CNPJ da administradora;

Quanto uma administradora de condomínios cobra?

O valor cobrado pelas administradoras vai depender diretamente do tamanho do condomínio, número de funcionários, etc. O mais comum é que essas empresas fechem contratos de serviço com pagamento mensal. Os valores podem variar dependendo da cidade e estado. Mas o custo de uma administradora é calculado pelo número de unidades e complexidade do condomínio.

Os valores estipulados pela administradora vão depender do que consta no contrato. É importante conferi-lo antes de assinar para não ser pego de surpresa com taxas extras ou mesmo a cobrança de um 13º por parte da administradora de condomínios.

É obrigatório a contratação de uma administradora para condomínio?

Você pode estar se questionando a necessidade do condomínio contratar uma administradora para condomínio. A verdade é que optar ou não por contratar o serviço você deve analisar o condomínio e sua estratégia de administração. Claro, contratar alguém que gerencie tudo relacionado ao condomínio não é algo obrigatório.

Por isso é importante entender melhor que tipo de síndico você e o estilo de administração com o qual deseja gerenciar o condomínio, além de como são os condôminos. Existem síndicos que preferem estar a par de todas as atividades, documentações, contas, etc. Enquanto outros optam por deixar a parte burocrática com um especialista.

Outro fator importante a analisar são as contas do condomínio. Será que ele está preparado para pagar a taxa cobrada pela administradora de condomínio? Normalmente os valores cobrados pelas administradoras de condomínio está relacionada ao número de unidades residenciais. É preciso analisar seu orçamento e entender se esta é uma despesa importante.

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