Portaria virtual para condomínios: tudo que você precisa saber

A preocupação com a violência aumentou e é cada vez maior a necessidade de encontrar estratégias que nos façam sentir mais seguros. Imagine se em seu condomínio existisse uma portaria virtual, onde não há um porteiro e a entrada do prédio é controlada, com câmeras de segurança, por uma central que autoriza ou barra a entrada de visitantes? Pois aqui no Brasil isto é cada vez mais comum.

As portarias virtuais ganharam popularidade nos últimos anos, pois unem duas vantagens muito atraentes: redução de custos e mais segurança. Em São Paulo, o número estimado de condomínios que utilizam portaria virtual é de 35 mil.

Apesar disso, o uso da portaria virtual não é indicada a todos os condomínios e pode ter algumas desvantagens relacionadas a operação do dia-a-dia e implementação. Pensando nisso, apresentaremos diversos pontos importantes relacionados a portaria virtual.

Você vai ver nesse post:

Como funciona uma portaria virtual

Sem presença física de um porteiro, a portaria virtual está diretamente ligada a uma central onde um funcionário controla a entrada e saída do prédio. Para a entrada de moradores é preciso que o edifício possua câmeras de segurança instaladas, um sistema de identificação (normalmente biometria, tags ou mesmo QR Code) e conexão a internet para que as imagens sejam transmitidas em tempo real.

A entrada e saída dos moradores é garantida pelo sistema de identificação, que reconhece o condômino. Já a entrada e saída de visitantes e fornecedores de serviço será feita por um agente que estará na central. Este identifica o visitante e interfona para o morador verificando se a entrada é autorizada.

Para que isso ocorra o condomínio pode contratar uma empresa terceirizada, que ficará responsável pelo serviço de portaria do prédio. Os custos da portaria virtual podem variar de acordo com a cidade e número de apartamentos, mas pode chegar até R$7 mil mensais incluindo a instalação e implementação do sistema.

Os procedimentos da portaria virtual são considerados mais seguros, uma vez que evita falhas que podem ocorrer quando existem um porteiro fisicamente no prédio. Porém não está livre de erros, principalmente relacionados a conexão de internet e falta de energia.

O meu condomínio deve ter portaria virtual?

Antes de decidir se a portaria virtual é adequada para o seu condomínio, é preciso entender se o serviço é o mais indicado para o tamanho do conjunto habitacional. Condomínios com diversas torres e mais de uma portaria, por exemplo, normalmente terão maior dificuldade em aderir ao serviço.

Prédios de médio porte, de 40 a 60 apartamentos, podem se adaptar melhor às peculiaridades da portaria virtual. O perfil dos moradores também conta no momento da escolha. Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade? Vão colaborar com a nova rotina? Essas são questões para as quais o síndico deve saber a resposta antes de optar pelo serviço.

Vantagens e desvantagens de usar portaria virtual  

Existem pontos positivos e negativos a respeito das portarias virtuais. É importante analisá-los antes de decidir se o serviço é adequado para o seu condomínio.

Vantagens de usar portaria virtual

  • Redução no custo de mão de obra. Segundo especialistas é possível diminuir o custo de condomínio em 50% utilizando este  serviço;
  • Terceirizar a segurança diminui o risco de o condomínio ter processos trabalhistas;
  • Para a portaria virtual será preciso a instalação de câmeras nas áreas comuns, portanto, o prédio terá mais aparatos à disposição para segurança;
  • A portaria virtual funciona 24 horas;
  • Pode evitar conflitos de relacionamento e desvio de função, pois o porteiro não estará fisicamente no condomínio.

Desvantagens da portaria virtual

  • O sistema está aberto a possíveis falhas devido a falta de energia e internet;
  • Dificuldade de adaptação dos condôminos com a portaria virtual, principalmente os mais velhos;
  • Dificuldades com entregas de encomendas e correspondências, pois o morador deverá estar presente no local para receber encomendas e correspondências podem ser extraviadas ;
  • O síndico precisará pensar em como auxiliar os condôminos a se adaptar a essa nova cultura;
  • Perder o contato humano que uma portaria presencial tem, como ajudar os mais velhos, informações relevantes relacionadas ao condomínio, etc.

Como são feitas entregas e correspondência quando o condomínio tem portaria virtual?

Esse é um dos pontos sensíveis da instalação de um portaria virtual. Com a ausência do porteiro no prédio, encomendas ou mesmo correspondências devem ser encaminhadas ao zelador do condomínio, caso exista um. Em condomínios onde não há zelador, encomendas só poderão ser entregues diretamente ao morador.

Encomendas em que se necessita a assinatura do comprador ou mesmo delivery seguem o mesmo processo que visitantes: o contato deve ser feito com a central por um interfone instalado na entrada do prédio e o agente de empresa entra em contato com o morador.

Para evitar dificuldades de comunicação, é preciso que todos os condôminos estejam cientes das regras estabelecidas para entrega de pacotes e correspondências no condomínio, após a instalação da portaria virtual. Evitando assim desentendimentos ou transtornos.

Imprevistos: problemas de conexão e falta de energia

Ficar sem acesso a portaria devido a problemas relacionados a conexão ou falta de luz é uma das maiores preocupações quando se fala em portaria virtual. A verdade é que erros podem ocorrer e deixar mais frágil a segurança do prédio.

Para evitar que isso ocorra, é preciso se cercar de sistemas de redundância que vão funcionar no caso de falhas. Ter um gerador em caso de falta de energia elétrica, por exemplo. Alguns condomínios optam por duas conexões de internet. Existindo falha em uma delas a outra é automaticamente acionada, outros preferem contratar um link dedicado.

O condomínio que decidir fazer a contratação do serviço deve estar atento aos termos do contrato e verificar que tipo de percalço está previsto. A empresa que fornece o serviço de portaria virtual deve dar opções ao condomínio em caso de falhas. É possível que em caso de falta de energia, por exemplo, a empresa desloque um porteiro que ficará no local até a solução do problema.

Como deve ser feita a aprovação por parte dos condôminos para uso de portaria virtual

Essa é uma decisão muito importante e que interfere na vida de todos. Verifique o que diz a convenção do condomínio e se existe a necessidade de levar esse assunto à reunião da assembleia. Em caso positivo, será necessária a aprovação de 50% dos moradores para a instalação da portaria virtual.

Quando é preciso aprovar um serviço em uma reunião da assembleia, tenha sempre em mãos o maior número de informações possível sobre o serviço. Empresas, orçamentos, vantagens, desvantagens. Tudo fará diferença no momento da tomada de decisão.

Atenção aos moradores

Nem sempre mudar para uma portaria virtual vai ser uma unanimidade entre os condôminos. Se no condomínio a maioria dos moradores forem idosos pode ser que exista uma certa resistência ao uso de uma nova tecnologia.

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